【学点知识】开会的学问，讲的真好！
会议从报到之日起即进入会议阶段。会议召开期间要根据实际需要，做好以下12项工作。1.组织好会议报到。安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议材料。及时向分管领导报告报到情况。2.开好预备会议。会议人数较多、会期较长或程序较为复杂的会议，人员报到之后、正式会议之前，一般应召开简短的预备会议，由各组召集人或工作人员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算，征求各组意见和建议，并对如何开好会议提出希望要求。3.会场组织工作。每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。对选举等复杂的会议事项，要组织预演排练。选举前一天晚上,反复推演，直到凌晨，确保万无一失。在充分准备的基础上，工作人员反应也要敏捷，出现特殊情况，反应要快，正确处理。4.组织大会发言工作。会议安排有大会发言的，会务组要和材料组共同做好发言的组织安排。如会前已排定发言名单，准备好发言稿并已印有材料的，届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时确定安排发言的，应通知有关人员抓紧做好发言准备，并将发言题目收集整理，呈主持会议的领导人审定。发言顺序一般按编制序列，也可按发言内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或台侧就座，以免临时喊人、出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的大会发言，还应组织试讲。5.会议主持词的撰写。主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过领导的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。6.做好会议记录。要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。7.分组讨论安排工作。分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时，会务工作人员一般应分头参加各组的讨论，掌握第一手资料。如果领导要分头参加各组讨论，要注意做好协调、分组、通知等工作。分组讨论的发言一般由各组工作人员负责记录，通过召集分组讨论情况汇报会、碰头会或收集各组记录本的方法加以汇总整理，向有关领导报告。8.现场参观组织工作。事先要派人员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、.需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。9.会议简报编印工作。有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报,交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。10.文化生活的安排工作。根据会议日程和文化生活计划，一般安排电影、录像，有时组织看文艺节目或体育比赛。对业余文化生活的组织安排，要加强组织协调，把好事办好，使与会人员心情舒畅。11.会议材料回收工作。会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。12.做好与会人员的返程服务工作。会务组应在会议结束前摸清底数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。（三）会议善后阶段会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下5项：1.搞好财务结算。会议结束后，会务组要及时与招待所或宾馆有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算印刷厂、服务社等外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。2.搞好会务工作总结。会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。对从外机关抽调来的人员，要将其会议期间的工作表现告知其所在单位，并明确回单位上班的时间，避免会议一散，各奔东西，没有个交代和说法。3.会议文件材料的合订留存。会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。4.会务用品的归还和整理。每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。5.落实会议精神和催办会议决办事项。主办会议的机关在会议结束之后，要明确人员，最好是参加办会的人员，采取电话联系或其他方式，对会议精神的传达贯彻情况和会议决办事项的办理情况，向各有关单位进行了解和催促，务求把会议精神或决办事项落到实处，并及时将了解的情况反映给领导。二、办会需要注意的细节问题
（一）会前，严谨细致抓好检查把关1.会场门前有“三看”。一看前台。确定是否按要求设置签到台，签到表、签到笔、签到负责人是否已到位，签到情况是否需要统计并及时与主持人沟通，是否需要向签到人员发放记录本、会议资料等。二看礼仪。落实楼道口、会场门前等关键部位迎接人员是否就位，雨天是否准备雨伞等迎接物品；重要路口、停车场有无引导人员或指示牌；会场标识是否明显。三看卫生。检查地面是否湿滑，有无果皮纸屑、树叶花瓣等异物；卫生间、过道是否打扫干净；会场门外是否需要放置垃圾桶、痰盂等。2.主席台上把“三关”。一把座席关。检查领导桌签是否与会议方案所列一致，摆放顺序、摆放位置是否规范；检查座椅是否结实，上面有无破损，有无污渍、灰尘、图钉等，座椅间距是否合适，是否方便临时出入。包括合影，领导的椅子也不要摆的过于紧密。摆的紧密时，领导坐下来，肩膀挨着肩膀，会很难受，有的领导身材很魁梧，甚至都坐不下来。座椅间距宁大勿小，适当大一些，领导坐着宽松些会比较舒服。二把材料关。检查会议议程、主持词、讲话稿等资料是否齐备，并特别注意主持词、欢迎词、讲话稿、工作报告之类因人而异的材料是否与发言人座位对应。三把物品关。检查台上茶杯、矿泉水、纸巾、烟灰缸等物品是否符合要求，茶杯手柄方向是否合理（手柄方向应该朝后，不能朝前了）；检查笔记本、中性笔等用品是否到位，摆放是否整齐。3.设备设施重“三查”。一查安全。检查应急出口是否打开，消防通道是否畅通，灭火器、报警器、消防栓、应急光源等是否可用；电器设备活动插头是否牢固，临时连接的电源、信号线路是否容易绊倒行人，是否容易被人绊开。二查稳定。检查无线话筒电量是否充足，会议前后需播放的音乐、提示语音是否准备到位，测试音响发声是否正常，有无杂音、啸叫，会场声音大小、高低是否合适；电脑、网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头等仪器运行是否正常，若临时出现故障，是否有备用设备或应急措施，如何进行应急操作等。三查规范。照明设施是否损坏，整体光线是否适合；空调效果是否可靠，室内温度是否舒适；需要演示的课件是否已拷贝到电脑指定位置，演示人员是否提前到位并试机；会标是否准确、规范，旗帜、盆景是否整齐、美观。（二）会中，全心全意抓好配合协调1.心系领导“三留意”。一是留意领导讲话。领导讲话本身是发表意见、表达态度的重要方式，也是会议决议的重要表现形式，要留意领导讲话透露的信息及其本意，以便会后传达会议精神或起草会议纪要。二是留意领导动作。要结合领导的平素习惯、爱好、身体状况等实际情况，尽量理解领导台上眼神、手势等具体含义。三是留意领导安排。要大致了解领导档期(电影用语)，必要时上前提醒领导，防止会议超时错过重要活动;领导会前安排的紧急工作，如提醒、资料传递等简单工作是否落实到位等。2.内外沟通“三及时”。一是及时组织。会议期间若需进行合影等活动，应提前拿出详细活动方案，联系好摄影师，布置好摄影场地和站位顺序，并事先与主持人、参与领导、工作人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、时间很可能临时发生变化，会场工作人员要及时与场外人员沟通，以便其及时做好相关准备。三是及时对接。会场工作人员在场内要当好“二传手”，与场外人员对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。3.思于会议“三不忘”。一是不忘保密。不将会议资料对外传播，不向无关人员透露会议内容；会议用到的资料要规范管理，防止遗失。二是不忘记录。按要求记录会议相关要素和要点，便于会后贯彻落实或出具会议纪要，必要时对领导讲话、重要决议等进行录音或录像。三是不忘秩序。会议开始后，应关闭会议室入口，禁止无关人员进入。要主动维持会场秩序，带头关闭手机或将手机设为震动、静音模式，并尽量不随意走动或出入会议室，因特殊原因确实需要出入，也尽量不影响他人，避免从投影仪下方经过；会议进行时如发生混乱，会场工作人员要及时调停，特别是重要的级别较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。（三）会后，周到规范抓好后续服务1.会议结束“三落实”。一是落实交通。保障会场通向外部的出口和通道畅通；确认领导离开的交通工具已在场外待命；检查交通疏导或引导人员是否就位。二是落实物品。与会人员全部离场后，应检查现场是否有物品遗落，重要会议资料是否全部收回或带走；要特别关注雷雨、冰雪等恶劣天气情况，及时协调落实雨具、防滑垫等物品。三是落实信息。会议结束，应与后续活动组织人员沟通信息，特别是领导临时决定离开、增加后续活动环节或人员等信息，应及时通知活动组织人员做好准备；后续活动组织者会有一些情况需要临时提供，会场工作人员应注意保持通讯畅通，配合完成相关任务。2.会后服务“三注意”。一是注意顺序。会议结束后，领导退场、专车排列等都应遵照会议组织顺序，避免造成混乱。二是注意人员。会场工作人员应对后续活动参与人员进行引导、维护和确认，特别是退场和登车环节，应防止相关人员掉队。三是注意特护。要特别关注老同志、病残人士，并努力为他们提供方便。3.会议落实“三抓紧”。一是抓紧整理。一般的会议，应尽快整理会议精神，形成会议纪要、备忘录等文件，若领导明确了具体要求，应遵照领导指示，或整理领导讲话录音，或将相关资料汇编成册，或尽快撰写宣传稿件、信息要讯报送至相关单位。二是抓紧传达。应尽快将会议精神向本单位相关人员简单传达，便于掌握情况，并及时将形成的文件、录音整理稿等下发至相应的单位和机关，以便遵照执行。三是抓紧贯彻。应及时按照会议要求落实相关事项，必要时可安排机关对会议精神、重要事项落实情况进行督查。三、会务人员应注意把握的问题一是既要按分工办事，又要积极主动揽事。作为会务工作的组织者，首要的是搞好统筹协调，区分任务，明确责任，分兵把口。每一个会务工作人员，都要按照分工履行职责，保质保量地完成应干的事项。会务工作全面展开之后，有些“结合部”的工作很难界定该谁干，如果一味强调叫干啥就干啥，这类工作就容易挂空挡，还需要会务工作人员具有积极主动揽事干的精神。有些突击性任务和临时性工作，很难事前安排，需要临时调整力量，集中人手干，如果没有积极请缨、主动参与的精神，这类任务容易推委扯皮；有些领导直接交办的或者下面请求办理的事情，不一定是按正常分工和正常渠道下达的，如果借口自己不分管而接受不愉快，或办理不积极，都会造成误时漏事，影响会务保障的质量，影响机关的威信。所以，做好会务工作，第一位的素质是具有积极主动的精神。分配的任务快速优质地干，“结合部”的工作主动干，临时性工作抢着干，遇到困难和矛盾积极主动地克服，发现别人的差错和问题积极主动地弥补。二是既要埋头抓具体，又要抬头观全局。会务工作大都是一些具体实在的事，一定要有不厌其小、不厌其碎，一步到位、一抓到底的工作作风。要当“主攻手”，不当“二传手”。具体事到了自己手里，就要落地有声，把它“扣死”。搞会务最怕“甩手掌柜，作风，应该注意养成“埋头抓具体，办就办到底”的良好习惯。在此基础上，还要统揽全局，“眼观六路，耳听八方”，对会议里里外外、上上下下的事情，在不违反保密规定的前提下，力争多了解、多掌握，事事关心，处处留心，全局在胸。三是既要紧张快干，又要严谨细致。会务工作是一项突击性很强的临时性任务。会务工作者应该具备紧张快干、雷厉风行的作风，具备吃苦耐劳、连续作战的精神。对自己分管的工作，对已经明确的任务，不等不拖，尽早办，往前赶。有时为了争取时间和主动，需要有一股宁肯不吃、不喝、不睡，也不能耽误工作、影响全局的拼搏劲头。需要提醒的是，在紧张快干、加班突击的过程中，一定要严谨细致，绷紧杜绝错漏这根“弦”，防止毛手毛脚、慌中出错、忙中添乱、欲速不达。四是既要面面俱到，又要善抓关键。会务工作无小事。从事会务工作一定要考虑周全、照顾周到。上上下下、前前后后、方方面面的情况和问题，都要关照到、设想好，有多套方案，有几手准备。但是，人的精力毕竟是有限的，对客观事物的预测也难以完全准确，再善于动脑也有想不到的地方，经验再多也有意料不到的事情，面面俱到只是一个追求的目标、一种努力的境界；因此在力争全面周到的基础上，还应善于把握关键，抓住主要矛盾。五是既要努力把事办好，又要坚持勤俭持家。会务工作离不开花钱。为了把事办好，该花的钱要舍得花；为了保证效果，不能因计较经济损失而造成大的政治损失和工作被动。但在努力把事办好的前提下，要坚持勤俭节约。安排食宿、购买用品，都应精打细算，能省一点算一点，力争少花钱，多办事。实践证明，会务工作人员勤俭节约的观念强，“小算盘”拨弄得勤，有很多钱是可以省下的。总之，做会务工作要有经济头脑，善于算经济账，既要把会务办好，又要节省、用好有限的经费。
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